大成研究 | 企业应收账款管理的合规操作实务（二）——应收账款全过程管理指引

大成研究 | 企业应收账款管理的合规操作实务（二）——应收账款全过程管理指引

目录

1、事前管理，目的是规范管理、防范风险

（一）体系建设

(2) 客户风险评估

（三）客户信用管理

（4）应收账款管理系统的应用

2、过程管理，要做好工作过程的跟踪

（一）做好合同管理

(2)产品交付管理及凭证保留

（3）应收账款的日常维护和管理

（4）应收账款分析及报告

（五）档案信息管理

（六）持续管理的关键

3、事后管理，必须采取关键措施

（1）应收账款催收情况

（二）诉讼和当事人选择的关键时期

(3) 应收账款融资安排

上一篇文章分析了应收账款管理中存在的常见问题。本文主要探讨应收账款的全流程管理，即事前管理、事中管理、事后管理。应收账款全流程管理覆盖企业的整个业务流程。应收账款管理是企业管理中各部门之间的协同工作，涉及企业生产、销售、财务、人力资源、采购等部门和多个业务节点的全流程管理。针对企业特别关注的应收账款逾期催收管理，本文根据企业业务规模的大小和内外部条件提出了相应的参考建议。同时，本文从法律合规的角度进行分析并提出意见。应收账款的管理还可以从业务、财务管理等其他角度进行分析，希望能启发更多的交流。

一

事前管理旨在规范管理、防范风险

（一）体系建设

所谓制度建设，是指为了更好地建立企业的应收账款管理制度，加强部门之间的协作，而确定的一系列与应收账款相关的制度。根据企业规模的不同，制度监管的程度可以有所不同，也可以逐步完善。较大的企业应完善制度体系，制定更加详细的应收账款管理制度，并在经营过程中严格按照制度执行，有利于企业长期规范、良性运转。小微企业大多以管理者或老板的安排为标准，根据老板的评价和喜好而改变。但仍建议形成规则机制框架，以规则为基础，原则性实施，有利于制度后续发展。完善和管理法规。

企业管理中与应收账款相关的一系列制度建设是一项制度建设，如：业务项目审核管理制度，开展前期项目审核，并在审核人员、审核内容、审核流程、审核等方面做出了详细规定。结论等；销售合同管理系统涵盖销售合同的形式内容和实质内容、合同印章、合同履行记录、合同变更、过往交易等。来信、产品交付交接、发票交接收据等详细协议；应收账款管理制度，对应收账款审批、客户审核、责任人职责、催收节点及要求、证据固定、账款分析、评估和监管等做出了详细规定；还有其他相关的管理制度。不同的行业、不同的业务运营、不同的制度建设。

(2) 客户风险评估

所谓客户风险评估类似于“贷前管理”、“贷前调查”。它在业务实际交易前调查和评估客户的信用状况和潜在风险，并做出客观的反馈或结论。 ，为业务的实际实现提供有效参考，或根据需要设立必要的增信措施。

通常，针对不同的业务类型、不同的客户规模、不同的企业要求，在销售合同签订前，销售业务前端人员、风控部门或专业人员会对客户进行有针对性的信用调查。

规模较大的企业部门相对健全，分工明确。调查由负责的部门或人员进行，通常是风控部门或贷前调查部门，或者委托律师事务所进行相应的调查。按照调查规范和程序，核实信息、检查现场、核实文件等，根据调查结果反馈后，最终决定是否停业。这里，关键在于侦查人员规范侦查、客观记录，避免弄虚作假或隐瞒不良情况。实践中，经常出现业务人员急于成交、完成销售任务，而存在不当引导或美化的情况；客户为了通过信用审查而进行欺诈、商业贿赂等行为，使得结论无法完全客观、真实。

建议企业加强风险控制，在商务谈判中或签订销售合同前对客户进行充分的信用调查，建立客户信用档案。在签订销售合同或商务合同之前，充分了解客户的业务状况。您可以通过以下渠道查询客户的基本经营信息作为初查，包括：国家企业信用信息公示系统、中国裁判文书网、全国法院被执行人信息等。查询系统、人民法院公告网、人民法院诉讼资产网、聚钞信息网、全国统一社会信用代码数据服务中心、企查查、天眼查等信息公开网站。

根据客户和业务的实际需求，可采取上门调查、周边情况了解、走访核实等现场调查方式，更加直观、立体地获取事实并进行分析。

根据客户的风险评估，对客户的不同情况进行分级分类；针对不同业务，设定不同的支付结算条件、违约条款、交割方式、保证金协议、担保方式、增信措施等；对于交易金额较大的不同交易，对于规模较大或预付资金较多的重大项目，建议同时进行项目宏观政策分析和可行性研究，科学决策，更好控制风险。

（三）客户信用管理

符合条件的企业可以建立客户信用管理体系，对客户进行分类管理，并进行动态监控和管理。根据客户主要信息、行业状况、合作状况、业务量、付款情况、经营变化、历史信用等进行收集、评估、分类、监控和预警，跟踪记录，做好档案管理，即对与主要客户的合作情况进行及时、全面的分析。不少行业龙头企业高度重视供应链上下游企业的信用管理，设立了专门的信用管理岗位。有的公司合并设立了风控或贷前部门，进行更加规范的管理。

规模较小的企业可以根据历史合作情况，从以上维度进行必要的分析，同时结合对周边信息的了解和收集，如与同行的沟通、供应商的反馈、客户周围商家的评价等，作为客户信用管理的重要参考项目。

做好客户信用管理，根据信用情况合理分配和审批授信额度、账期长度等，并根据客户信用变化情况及时要求增信措施并采取相应行动。

（4）应收账款管理系统的应用

当企业达到一定规模，客户众多，应收账款管理难度加大时，销售人员和财务人员可以使用应收账款管理系统，或者在财务系统或公司管理系统中独立设置应收账款。管理模块更有利于数据的有效管理和及时分析。根据经营业绩、金额、账期、客户调查反馈等，及时提示出具催收函、停止发货、提供担保、风险评估、催收处理等应对措施。

二

流程管理需要跟踪工作流程

在前期客户资信调查和分析审核的基础上，签订销售相关合同，做好产品交付和合同货款结算工作。我们需要重点关注和流程跟踪，并在流程中管理应收账款。

（一）做好合同管理

根据合同管理流程和合同管理制度，对合同文本的使用、合同内容的审核和批准、合同文本的最终审核、合同印章的加盖等细节，以及存储合同的保管，尤其是合同原件的保管，一定要做好。管理。很多公司只保存扫描件或复印件，这可能会对日后发生纠纷时维权造成障碍。

同时，关注订单生成、生产通知、预付款协议、进度付款节点、合同签订后的验收或节点验收要求等，并建立销售协作机制或明确的管理流程，企业内部的生产、财务、仓储等，以及可以建立联席会议制度。销售部门根据客户情况和合同履行情况，及时将风险项目通知生产、采购、财务等部门，避免损失的发生或扩大。针对客户对产品质量提出的异议，各部门还可以及时进行分析，提前预防或应对问题是否存在、问题发生在哪个环节，并及时控制风险或转移责任。

(2)产品交付管理及凭证保留

产品交付不仅是风险转移的重要节点，也是后续索赔赔付的关键。根据产品类型，做好产品交付的接收、检查和确认工作，并妥善保存相关凭证原件。对于货物类产品，必须及时获取并妥善保存出库单、收货单、初检单、验收单等。服务或知识产品的交付应在收到和验收确认后完成。

这个环节一个重要的通病就是客户验收的签字人可能不是合同中指定的人。建议由指定人签字。如果确实需要更换人员，必须取得客户的授权书或指定人的确认，例如微信说明无法到场签收的原因，并同意特定人签收确认，或指定人主管签字确认等。

（3）应收账款的日常维护和管理（财务+销售后台）

在合同或项目履行过程中，销售人员和财务人员一般会跟进应收账款的状况，包括销售记录、发票开具、付款节点、应收账款风险、逾期提醒等。 销售人员或销售后台人员跟踪业务，关注应收账款结算情况。财务人员要发挥监督作用，及时掌握合同项目资金支付情况。如果已形成应收账款，则必须关注未来应收账款的变化。

销售部门一般应编制合同或项目明细汇总台账，包括客户名称、产品、合同签订、付款金额、付款节点、交货状态、发票开具、还款金额、保修金、项目负责人、客户联系人等、对支付节点及到期支付状态予以关注并反馈，及时提醒业务人员对客户支付流程进行监督或跟进；定期公示合同项目应收账款状况，对金额较大、逾期时间较长、潜在风险加大的重点客户进行提醒。 、披露、跟踪和管理工作。

财务部门要监督合同的执行情况，核实反馈客户单据的真实性、完整性，关注付款节点和还款情况，及时提醒公司负责领导，并向下提醒销售部门进行监督。同时，注重客户发票的开具和客户签核管理，以及电子发票的接收。对于需要提前开具收据的客户，应关注收据内容，并在收到货款后及时核对银行转账凭证的一致性。

另外，如果企业有财务BP职位，可以积极利用职位优势，充当财务与业务部门之间的关键纽带，发挥桥梁作用，利用财务管理和财务专业知识为业务提供帮助部门解决问题。同时，运用“业务与财务一体化”的思维，帮助部门管理应收账款，降低相应风险。

（4）应收账款分析及报告

企业应收账款的分析和报告是应收账款管理制度实施的关键环节，是一项点对面的管理工作。不仅汇总应收账款情况、类型、客户、账龄等，还结合公司整体财务状况、收入、资金状况、风险揭示等，提供更加立体的分析和分析为公司经理做的演讲。以便对企业的经营做出科学合理的决策并及时做出应对等安排。

建议财务部门牵头完成这部分工作，销售部门配合。同时，我们征求法律人员或外部律师的意见，对整体和部分进行更全面、全面的分析。通过分析账龄、付款周期、应收账款比例等评估风险，并据此调整业务政策和信贷措施。对重点客户（重点还款客户、重点风险客户等）做出更客观的分析并提出合理建议。

这部分工作也为企业经营中的一项关键销售政策赊销提供决策依据。应收账款分析对于企业根据自身经营目标和资金状况确定是现金销售还是赊销（账期）至关重要。赊销可以增加销量、扩大市场、增加现金流，但也带来资金成本，甚至坏账、坏账风险。通过分析销售情况、资金成本、坏账率等，可以对销售政策做出更科学的决策。同时，通过做好财务分析和客户信用管理，可以规避赊销政策带来的风险。

此外，财务管理相对规范的企业可以通过销售预算和回款预算分析，根据实际情况制定销售政策决策，更好地管理现金流，提高资金使用效率，优化投资和运营计划。公司销售部门和财务部门积极互动、协作，及时调整双向预算分析，更好地提高公司内部管理水平和外部竞争力。

（五）档案材料的管理（证据保留）

档案数据的管理是应收账款管理的重要组成部分。很多企业遇到应收账款风险后，在整理信息的过程中发现很多关键单据缺失。实践中，很多企业并没有保存相关信息的原件，或者信息分散、难以查找。对于规模较小的企业来说，由于人员不足，很多数据无法获取或妥善保存。问题发生后为时已晚，错过了收集数据的关键机会。

上述各环节的文件，以及与客户沟通过程中的其他相关文件，均应由相应部门管理，并由相应人员负责。应根据客户和业务类型进行归档，并整理、装订和保存，以便于后续跟进。阅读、组织和使用。

因此，从合同签订后的保管到合同履行，与合同项目相关的所有文件、视音频、电子数据等文件都必须收集保存。

(6)过程管理的关键是企业各部门的协同管理和证据文件的早期收集

对于应收账款的过程管理、各部门的协作、证据文件的收集等方面进行了具体的列举和说明。正是因为这是整个应收账款管理的重点，也是事后管理的前提。管理过程中的每个环节都很重要，但管理环节是通过各部门的积极协作完成的，这是管理高效、及时的关键。管理过程中形成的证据文件是管理过程的载体和体现，也是开展事后管理各项工作的基础和重要依据。

因此，较大企业中各部门的协作和较小企业中各岗位人员的协作是做好应收账款管理的关键。

三

事后管理必须采取关键措施

（1）应收账款催收情况

企业完整的应收账款管理体系应该有一套完整的逾期账款催收流程和操作要求，包括逾期识别、风险等级、阶段性催收、催收动作、部门分工、证据收集、工作档案等。同时，应收账款的催收贯穿事中管理和事后管理，运用灵活，行动及时。本文讨论的是事后管理部分的追收，但实际操作中不应仅限于此。

企业应根据应收账款管理系统或财务监管的反馈信息，及时识别逾期的客户应收账款，并开展风险评估和阶段性催收工作。根据应收账款管理制度，结合管理部门的审核，进行风险评估后，可将应收账款分为前期、中期、后期（或低、中、高三个阶段），并采取相应的催收行动可以进行。催收过程中，需要识别催收客户的重点或有效痛点，并进行有效的沟通。早期主要的催收方式是电话催收。如果地区办事方便，可采用上门收款的方式收款业务，如回访、洽谈、反馈等，了解客户的付款流程和实际准备情况，并提醒客户尽快付款。如果发现客户支付中的关键问题，可以通过公司部门之间的合作或同事的协同支持，及时克服支付障碍。重点是及时的信息获取、及时的响应速度、及时的相互配合。

所谓中后期阶段，具体客户有时不一定划分明确，但初期收集效果不佳，客户自身风险增大。在评估客户的状况和对公司业务的影响（客户重要性评估和企业应收账款财务风险评估）后可以采取进一步行动。收藏中要科学发挥商函、律师函的作用。根据客户情况，可以选择先发送商务信函，同时积极与客户关键人员沟通，向客户支付经理提供申请资金支付的正当理由，从而达到催收效果。商务信函可以在一定程度上削弱提醒的敏感度，以友好的方式沟通，先礼貌后打架。对于风险较大、恶意违约的客户，您还可以选择直接发送律师函来表达您的观点和态度。这还应该辅之以积极的沟通，以了解客户的态度和反应。

在上述环节中，突出了与客户的主动沟通，这是事后管理中最关键的动作。及时了解客户逾期付款的原因，并根据实际情况做出合理的延期和支持安排，可以增进双方的信任和更好的合作关系；另一方面，也可以对解决欠款问题起到积极的作用，对未来的业务产生积极的影响。合作奠定了良好的基础。注意，这是在了解实际情况的基础上，针对的是有价值的、能陪伴自己前行的客户。他们并不“侠义”。牺牲自己、牺牲他人、讲道德没有问题，但首先要有能力保证自己的安全和健康发展。在提供合理、科学的互助和支持的前提下。

另外，信函的使用可以根据客户自身业务的性质（如国企、上市公司等）灵活运用，让公司引起足够的关注，也可以方便客户客户的业务经理进行汇报和推动工作，并成为解决问题可以采用的关键途径和方法。

还需要强调的是，调节函的使用灵活，可以在不同管理阶段根据需要使用，既满足实际财务需要，又在实际收款中发挥关键作用。和解函还可以与商务信函灵活结合使用，对完善证据起到关键的强化作用。这些都是有利于全流程管理的好方法。

律师函的使用必须符合法律规定、证据充分、事实清楚。规范发送律师函，不仅可以在关键时刻起到严肃、庄重的作用，还可以提前梳理相关证据材料，根据情况调整沟通节奏，在完成相关后采取强硬催收行动。必要时提供证据。很多企业使用律师函过于随意，有的抱着试一试的心态，没有充分分析基本情况，从而没有达到律师函的预期效果。笔者认为，律师函的上述两个功能至关重要。当然，还有中断时效、固定证据等多种功能。但基于应收账款催收管理的连续性，善用律师函有助于提前支付应收账款。全面梳理账目事实，更有利于提前完善证据、筛查风险、为下一步行动做好准备；同时，也为管理者提供及时的决策，提供更充分的分析参考和法律意见。

对于现场催收（上门催收），可根据不同风险等级、不同客户情况、不同催收需求，协调上门催收行动。通过现场采集，面对面的交流非常重要。可以与对账、信件等相结合，可以安排不同身份的人的合作，也可以与客户的不同部门进行沟通。现场征集可以直接说明征集目的，可以侧面表达征集想法，也可以不透露征集意图。笔者认为，现场采集要做好“听、看、聊、辨”，发挥现场采集的关键作用，收集关键信息，出积极成果，分析潜在风险，做好后续工作。响应安排。针对不同情况的具体要点、建议和分析将单独写成文件。

（二）诉讼和当事人选择的关键时期

诉讼催收是一项非常关键和重要的行动。在关键时期，应果断采用诉讼方式对选定的客户进行维权，充分利用诉讼中的各个关键程序环节，达到追回货款的目的。

在企业应收账款管理中，诉讼应根据应收账款管理制度和客户评价结果，结合客户的分层管理，从公司内部和外部两个方面进行分析。根据具体应收账款情况，从业务影响、财务承受能力、客户状况、客户示范、风险变化、市场占有率、关键节点等方面评估和选择被诉客户，同时整理前期催收行动的反馈信息，并根据委托人对结果进行评估，确定诉讼对象，并按照管理流程进行审批启动诉讼工作。

关于提起诉讼的关键时间点，笔者建议应在6个月至1年内进行。延长时间的，应当严格按照上述考核事项进行分析，确定延长的理由和延长的时间，期满后严格执行。在实践中，时间点的确定非常关键。当客户尚未丧失支付能力，可以为了保护业务而在应付金额上做出妥协，且尚未安定下来时，应尽快采取行动。在应收账款管理中，企业管理者总能根据人性寻找各种理由，自我说服，一拖再拖，在关键时期未能采取关键行动，错失良机，造成应收账款问题或坏账结果，甚至严重影响应收账款的绩效。企业自身正常运转。

对于诉讼财产保全的运用，即为了防止被告在判决前转移、隐匿、变卖财产，并保证判决后能够执行，法院申请保全财产。法院对被告人的财产采取扣押、扣押、冻结的强制措施。笔者建议在诉讼过程中尽可能提出财产保全，这样可以保全财产，优先赔偿，并保证后续执行。也为双方积极推行诉讼中和解等和解方式提供了关键条件。

关于诉讼中的沟通，特别是双方当事人的调解或和解，建议双方积极参与。诉讼只是手段，追回货款才是目的。在诉讼过程中，始终保持良好的沟通是一个非常有效的方法。不沟通、不对话，甚至产生不必要的恩怨，都不利于问题的解决，还会增加更多的成本。双方正在同时战斗和交谈。如果有机会和可行的和解计划，他们应该积极促进友好和良性的解决方案。

（3）应收账款的融资安排

应收账款管理本身是企业资产管理的重要组成部分，直接影响企业的资本供应和运营效率。应收账款已包含在金融工具类别中。中国人民银行，工业和信息技术部，财政部，工商部，国有资产监管和国务院委员会，中国银行监管委员会和外国政府交易所共同制定了“小型和微型企业的应收账款融资的特殊行动计划”（2017-2019）》指出，“应收账款是小型和微型企业的重要当前资产。应收账款融资的发展是有效地振兴企业的现有资产并提高小型企业的融资效率的重要性。一种有效的方法是降低成本并弥补缺点的重要措施。”

企业通过应收账款融资。当前，常见方法包括应收账款，反向保理，应收账款承诺贷款，应收证券化（ABS），商业账单折扣等。此外，还通过支持和促进供应链中的核心企业，融资业务的核心企业将开发供应链中的上游和下游企业，以促进企业之间的协调发展。在业务运营中，通过重新组织索赔和债务（信用转让，债务转移），可以通过两，三个甚至多个各方的互动来减轻或在一定范围内缓解或解决一定范围内。

通过对公司应收账款的融资安排，商业信贷环境将得到进一步优化，并将促进金融和实际经济的积极互动发展。基于内部和外部因素，例如中小企业管理的标准化，尽管中小企业在应收账款融资方面遇到了一些客观困难，并且需要进一步优化和支持，但政策和路径已经得到平滑，并且企业已经改善了自己的管理并适应了市场。只有开发才能获得更多机会。因此，应收账款的合规管理尤其重要。

综上所述，应收帐款是企业中非常重要的资产，应收账款管理质量与企业的生存有关。积极进行应收账款管理，并通过对应收账款的合理和有效的内部控制，帮助企业加快资本流动，减少坏账和坏账，降低管理成本并提高公司盈利能力。同时，公司必须在应收账款的合规管理方面做得很好，改善公司的营销，金融，生产，供应，人力资源和其他部门之间的工作协作，使整体角色，表格充分发挥内部良性生态管理，并促进公司的良性和合作法规和长期发展。