福建省工商局关于印发企业登记档案管理暂行办法的通知

福建省工商局关于印发企业登记档案管理暂行办法的通知

各市、县（区）工商局（市场监管局），平潭综合实验区市场监管局，省工商局有关部门、直属单位：

《福建省工商（市场监管）系统企业登记档案管理暂行办法》已于2018年10月31日省工商行政管理局局长办公会议研究通过，现予印发给你。请结合实际，认真贯彻落实。

福建省工商行政管理局

2018 年 10 月 31 日

（本文将自愿公开）

福建省工商（市场监管）系统企业登记档案管理暂行办法

第一章 一般规定

第一条 为适应商事制度改革发展要求，进一步加强本省企业登记档案管理，充分发挥企业登记档案在社会信用体系建设中的作用，促进为发展经济、服务社会，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《企业法人登记档案管理办法》、企业登记档案查询等有关法律、法规和政策制定了本办法。

第二条 本办法所称企业登记档案，是指省级工商（市场监管）部门在企业登记过程中直接形成的、具有以下特征的文字、图表、电子图像、数据等材料：对国家和社会有保存价值。 。

第三条 企业登记档案管理的主要任务是接收、整理、保管企业登记档案，维护档案的完整性和安全性，做好档案数字化工作，提供档案查询和认证服务。

第四条 企业登记档案实行统一标准、分级管理、一户一户、谁发证谁建档、科学严谨与方便实用相结合的管理原则。

第五条 本省各级工商（市场监管）部门应当按照本办法管理企业登记档案，加强与同级地方档案管理部门的协调，并积极接受其指导和支持。

第六条 各级工商（市场监管）机关要高度重视企业登记档案管理，配备专职人员，制定具体管理制度，加强仓库及配套设施建设，积极推动企业发展。档案信息化，确保档案及时接收、规范整理。 ，安全保存且易于访问。档案管理人员必须经过专业培训，持证上岗。

第二章 档案收集与整理

第七条 向工商（市场监管）部门登记的各类企业，在登记过程中提供的设立、变更（备案）、注销等文件和信息，属于企业备案范围。企业登记档案。各类文件、资料的归档范围和归档顺序应当遵循其形成规则，保持文件、资料之间的有机联系。

第八条 企业登记档案收集标准按照《国家工商行政管理总局关于印发《内资企业登记提交材料规范》和《内资企业登记文件规范》的通知。 ——《外商投资企业登记表》（工商企字2014[29]号）和《关于修改部分外商投资企业登记表的通知》（外商外资企业字[2005]213号）等文件被收集。

第九条 对于应当备案的企业登记档案，企业登记部门负责对设立、变更（备案）、注销等登记过程中提供的文件、资料进行收集、整理、归档。整理和设置试卷的工作主要包括：填写封面、试卷内容、备考表；整理登记材料；和编码页。档案管理部门负责监督指导、移交验收、集中保管。

第十条 企业登记档案应当按照档案类型使用，包括设立、变更（备案）、注销等相应档案。申请表应填写公司名称、注册登记号（统一社会信用代码）、企业类型（内资、外资、私营企业）、批准日期、企业变更、备案等内容；申请表上应标明其登记内容的关键词（如变更案卷上的关键词为：公司名称、经营范围、法定代表人等）；企业名称变更或注册号（统一社会信用代码）变更的，应在名册上填写新旧名称或注册号（统一社会信用代码）。 。档案目录应当按照材料的分类、排列填写。备案表中应填写立案人姓名和立案时间。您还可以根据实际情况选择填写档案中的情况描述和审查员姓名。

第十一条 整理卷宗时，必须清除卷宗内文件、资料的金属物品。锉刀的厚度一般控制在1-1.5厘米以内。如果厚度超过1.5厘米，可以单独组装锉刀。损坏的文件和资料应予以粘贴。如果A4纸纸张不够，则将材料纸粘贴在空白A4纸上。如果纸张太大，应按照A4纸的大小进行手风琴式折叠。材料不应覆盖页面文本或重叠。材料页不允许用铅笔书写。页码使用打码机、笔、碳素墨水统一填写。页码填写在每页正面的右上角和背面的左上角。页码不能重复、省略、跳过、错误或空白页码。

第三章 文件接收与归档

第十二条 企业登记档案资料应当移交归档，实行内部移交制度。档案管理部门工作人员接收档案材料时，应当认真核对移交清单，对符合归档条件的予以接收，并在《企业登记档案移交登记表》（附件1）上签收。

第十三条 案卷采用“三孔一线”方式装订成册。装订线应距文档边缘 1.5-2 厘米。它应该易于阅读和保存，无需按压文字。页码顺序和页码不得颠倒，不得丢页。命令。案卷装订后放入相应的卷宗箱内归档入库。

第十四条 每个企业登记档案箱必须用钢笔和碳素墨水填写档案号、企业名称、登记号码（统一社会信用代码）、企业类型、开通日期，同时填写企业登记档案中的目录。框（附件 2）。存入数据库的企业登记档案应当按照档案编号排列。已登记（撤销）的企业登记档案，应填写登记（撤销）日期，统一书写、重新排列登记（撤销）号码。

第十五条 为保证企业登记档案记录的历史原始性，各类企业档案建档入库后原则上不得修改。企业登记管理人确需修改备案信息的，应当填写《企业登记备案备案信息变更申请表》（附件3），说明具体修改内容及理由，并提交企业登记管理人负责人。部门及档案管理部门负责人。签名并同意。修改后的档案页需重新扫描归档，替换后的档案页与《企业登记档案存档数据修改申请表》单独保存备查。

第四章 档案的保存与迁移

第十六条 企业登记档案应当配备适合安全保管的专用库房，库房应当与办公室、阅览室分开，并远离易燃易爆场所和腐蚀性气体源。无特殊措施的档案库房不应建在地下室；档案仓库应当配备防盗、防火、防潮、防尘、避光装置、防虫防霉药品等相应设施；应配备必要的温度、湿度监测和调节装置。档案库房的温度每天应保持在14℃-24℃之间。昼夜波动范围在±2℃之间；湿度保持在45%~60%之间，昼夜波动范围在5%之间，以保证企业登记档案的安全和使用寿命。

第十七条 仓库内文件柜应当排列整齐、空间适当、避光、通风。不同规格、款式的设备应分类、横竖成排排列。机柜之间的过道宽度应在1m至1.2m之间。有窗仓库内文件架（柜）的布置应与窗户垂直，避免强光照射。仓库档案及设备应排列整齐，并统一编号。

第十八条 归档的企业登记档案应当分类存放。企业登记档案必须按户保存。存储档案的安排应考虑预留一定的空间位置，以保证逐年增加的新生成的企业登记档案的存储空间。

第十九条 企业登记档案转移时，由迁入地工商（市场监管）部门和档案所在地工商（市场监管）部门审批并迁出后分别办理手续后，档案所在地工商（市场监管）机关企业登记部门负责人应将企业搬迁申请表、企业搬迁登记审核表、企业营业执照等相关材料整理成册。企业搬迁档案卷报档案管理部门。档案管理部门应当清查企业登记档案，办理搬迁相关手续。 。企业登记部门负责人负责企业登记管理平台中的企业迁移流程。

第二十条 企业登记档案搬迁地档案管理部门应当认真核对、详细登记，出具《企业搬迁档案移交通知书》（附件4），包装严密、密封、盖章。 ，并通过国内邮政快递或挂号邮件寄出。通过邮寄或递送方式发送搬出文件。如果逾期1个月仍未收到搬家单位的回执（附件5），应及时打电话或上网查询对方回执状态，防止企业登记档案丢失。

第二十一条 档案移送地工商（市场监管）部门收到企业登记档案后，应当开箱检查，检查档案材料、整理标准、移交手续等是否符合要求。 。不符合要求的，档案管理部门将按照规定退回原登记机关重新审核、整理。符合要求的，接收单位应填写移交回执表，由负责人签名并盖章，并将企业登记档案及时寄送搬迁单位。

第五章 数字档案的创建与管理

第二十二条 数字档案是通过信息网络系统归档保存的纸质档案或者电子文件的数字副本。数字档案与纸质档案具有同等法律效力。各级工商（市场监管）部门要利用信息技术和网络资源，建立数字化企业登记档案和管理系统，具有纸质档案数字化处理、网上登记电子档案在线归档、网上综合查询等功能档案，提高工作效率和服务质量。

第二十三条 装订纸质档案前，应当按照档案登记、扫描成像、书目索引、图文核对等流程对档案进行数字化处理，建立企业登记纸质档案数字化副本。

第二十四条 档案管理部门应当对纸质档案的数字化处理进行验收，注意检查图像是否清晰，倾斜度是否小于10度，无效黑点、黑线是否已去除，是否有误。字迹是浅色还是深色。 、页码顺序、批准日期、卷内目录、登记号、统一社会信用代码、名称、企业类型、档案类型描述是否正确，档案各页级别设置是否符合《企业注册文件页面级别设置标准》（附件6）。

在企业登记纸质档案数字化处理过程中，发现报送的档案材料不合格的，档案管理人员应当将其退回企业档案形成部门，并由其办理人员进行整理、补充和完善。新增企业登记数字档案应在20个工作日内处理完毕，推送至省企业档案集中数据库，确保数字档案的准确性、完整性和及时性。

第二十五条 企业无纸化全流程电子登记申请经企业登记部门批准后，基于数字档案管理系统在线接收登记电子文件，自动完成电子文件在线归档处理，生成符合《电子企业档案》数字档案管理标准的文档。 《企业登记审核表》和《企业登记备案记录表》实行电子签名前，须由相关办理人员打印并签字，归档为纸质，加档案封面，并填写登记号（统一社会信用代码）、批准日期、编制表，并编制移交清单移交档案管理部门。为了便于管理，将两份纸质材料扫描并添加到数字档案后，不进行编码，也不编制纸质档案目录。

第二十六条 数字档案移交由档案管理部门依托数字档案管理系统办理。企业在省内搬迁时，须将数字化档案和纸质档案转移至搬迁地登记机关；企业搬迁外省的，原登记机关应及时将企业数字化档案及纸质档案移送至搬迁地登记机关。一起移交。无法实现数据对接的，移交纸质档案（无纸化电子登记备案的，移交加盖档案查询印章的数字化档案打印件）。原登记机关将继续保存搬迁企业的数字档案，确保可追溯、可查阅。询问。

第二十七条 数字档案管理应当符合国家信息安全保护要求。建立健全安全管理体系，采取有效的技术措施，防止数字文件的非法读取、复制、修改、增删。建立数字文件异地备份和容灾机制，严格实行用户认证管理，完善信息访问控制、痕迹追溯等防控措施，确保数字文件安全。

企业登记档案内容涉及个人隐私、商业秘密、保密事项和内部审批文件的，不得无条件共享。各级工商（市场监管）部门在向当地资源中心或共享平台提供、上传数字文件前，应当依法对数字文件进行脱敏、解密。

有关部门必须经工商（市场监管）部门授权获取和使用企业登记档案数字数据，限制共享内容，签署保密协议，明确安全责任。

第六章 文件查询与认证服务

第二十八条 各级工商（市场监管）机关应当设立企业登记档案查询、认证服务窗口，按照热情、精准、高效的要求，运用信息技术和网络资源，依托企业登记管理平台和数字档案管理系统。开展企业注册信息查询和认证服务。除笔迹或印章鉴定外，纸质原件一般不再提供审核。

第二十九条 企业登记信息查询认证服务项目包括企业登记基本信息（即《企业登记基本信息表》）查询、认证服务和企业登记原始信息证书（即企业登记电子图像数据）查询、认证服务认证服务。

第三十条 各类组织和自然人查询所​​属企业基本注册信息，应当出示单位介绍信和负责人的有效身份证件。如果负责人仅出示有效身份证件，则只能当面查询《企业登记基本信息表》中的信息。

第三十一条 各级公安、检察、司法、国家安全、纪检监察、劳动仲裁、审计等部门查询办案人员原件时，应当出示单位介绍信和两名以上办案人员的有效身份证件。企业登记文件。文件。

律师查询企业登记原件时，应当出示律师事务所、法律援助机构的介绍信、律师执业证书（见习律师证除外）、法院立案证明（受理通知书、 ETC。）。如果没有登记证书，则只能查询不涉及个人隐私和商业秘密的原始企业登记数据证书（即设置为对外一般级别的档案页面）。

企业法定代表人或者股东查询企业原始登记文件时，应当出示法定代表人或者股东的有效身份证件（法定代表人或者自然人股东应当出示有效身份证件） ，法人股东须出具投资法人介绍信及负责人有效身份证件））。公司其他内部人员查询公司注册文件原件的，应当出示公司介绍信和负责人的有效身份证件。

第三十二条 企业登记原始数据凭证涉及涉密事项，须经工商（市场监管）机关领导批准后方可查询。工商（市场监管）部门内部审批文件和材料只有在办理涉及工商（市场监管）部门的案件时才能查询。

第七章附则

第三十三条 个体工商户、农民专业合作社等商业主体的登记档案管理，参照本办法执行。

第三十四条 本办法由福建省工商行政管理局负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起施行。福建省工商行政管理局此前制定的企业登记档案管理相关文件与本办法不一致的，适用本办法的规定。